Enterprise Resource Planning (ERP)

·         Apasih ERP itu?

Enterprise Resource Planning atau biasa disingkat ERP merupakan sebuah perencanaan atau sistem informasi dalam satu perusahaan yang bertujuan untuk mengatur sumber daya, tenaga kerja, bahan dan seluruh aktivitas dalam perusahaan. ERP berbentuk software yang mengendalikan seluruh departemen dan kegiatan perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer. Dalam kata lain ERP dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan semua divisi dalam perusahaan. Tujuan ERP sendiri adalah mempermudah semua departemen perusahaan untuk dapat berkomunikasi dan bertukar informasi.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut para ahli.

1. Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
2. Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.
3. Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

·         Apa kegunaan atau fungsi ERP?

Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :

1.  Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.

2.  Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan  –  perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.

3.  ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.

4.  ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.

5.  Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.

Fungsi Dasar ERP

1. Mendefinisikan Produk:

Ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.

2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.

Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi

3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.

Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.

4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.

Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.

5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.

Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.

·         Contoh penerapan ERP dalam sebuah perusahaan?

        Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia yang tertarik untuk menerapkannya.  Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa digunakan di Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni perusahaan agribisnis yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.

Testimoni PT. Sosro

“Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.

Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle. Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur.

Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang  per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.

Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia  (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data.

Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas  jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kata  Winanto lagi.

Sumber:  

• http://www.duniapelajar.com/2014/06/10/pengertian-erp/  

• http://www.adityabhaskara.com/2015/04/pengertian-erp-dan-crm.html
• https://onepieceoftruth.wordpress.com/2011/09/25/a-brief-explanation-of-erp-enterprise-resource-planning-and-its-application/

Arti Pentingnya Organisasi dan Metode

          1.   Pengertian Organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

·         Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

·         James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

·         Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih^[.

·         Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan..

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat di sekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

         2.   Manajemen dan Organisasi

A. Manajemen

a.    Pengertian dan peranan manajemen

Manajemen adalah suatu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu atau sebelumnya. Manajemen juga mengatur hal yang dikelola agar tercapai hasil yang memuaskan. Pendapat ahli mengemukakan pendapat yang berbeda namun maksudnya tetap sama. Pengelolaan manajemen bukan hanya dalam hal bisnis atau pekerjaan tetapi dalam waktu dan dalam kegiatan sehari-hari.

b.    Latar belakang sejarah manajemen

Usaha-usaha terorganisasi yang diarahkan oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian telah ada pada ribuan tahun. Piramida di Mesir serta tembok Cina merupakan bukti nyata bahwa proyek-proyek yang ukurannya luar biasa besar yang menggunakan puluhan ribu manusia telah dilaksanakan jauh sebelum zaman modern. Piramida merupakan contoh yang sangat menarik. Pembangunan sebuah piramida melibatkan lebih dari 100 ribu orang selama 20 tahun. piramida terbesar berisi lebih dari 2 juta blok dan masing-masing beratnya sampai beberapa ton. Contoh- contoh dari masa lalu itu memperlihatkan bahwa organisasi telah ada selama ribuan tahun dan bahwa manajemen dipraktekkan selama periode yang sama. Namun, 2 peristiwa sebelum abad ke-20 memainkan peran yang sangat penting dalam memajukan kajian manajemen.

c.    Fungsi dan proses manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi dan mengawasi.Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam mengelola perusahaan.

Fungsi manajemen menurut GR Jerry yang terdiri dari:
1.Planning
2.Organizing
3.Actuating
4.Controlling

1.Planning (Perencanaan)

Kegiatan yang berhubungan untuk mencapai tujuan. Suatu rencana yang baik harus berpedoman pada 5W dan 1H,yaitu:

a. What: Tindakan apa yang harus dilakukan?

b. Who: Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu?

c. Where: Dimana tindakan itu dilaksanakan?

d. When: Kapan tindakan itu dilaksanakan?

e. Why: Apakah sebabnya tindakan itu dilaksanakan?

f. How: bagaimana caranya melakukan tindakan itu?

2. Organizing (Pengorganisasian)

Kegiatan yang berhubungan dengan mengatur manusia atau karyawan atau pegawai.

3. Actuating (Penggerakan)

Kegiatan yang berhubungan dengan memotivasi atau memberi semangat kepada karyawan atau pegawai.

4. Controlling (Pengawasan)

Kegiatan yang berhubungan dengan mengendalikan atau mengawasi setiap pekerjaan serta melakukan tindakan koreksi.

d.    Ciri-ciri manajer professional

Seorang manajer profesional adalah seorang yang hidup dari profesinya sebagai manajer, bukan manajer amatiran atau bekerja sambilan. Seorang manajer profesional tentunya diharapkan betul-betul melaksanakan tugasnya layaknya seorang profesional dalam bidang lainnya dan mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang tinggi untuk mencapai keberhasilannya.

e.    Keterampilan manajemen yang dibutuhkan

–  Keterampilan Konseptual

–  Keterampilan berhubungan dengan orang lain

–  Keterampilan teknik

–  Keterampilan manajemen waktu

–  Keterampilan membuat keputusan

B.  Organisasi

a.    Definisi Organisasi

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi menajemen yang dilakukan seorang pemimpin dengan organisasi. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.

Menurut Boone dan Katz, Organisasi adalah suatu proses bersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi mencakup 3 elemen pokok:

1. Interaksi manusia

2. Kegiatan yang mengarah kepada tujuan

3. Struktur organisasi itu sendiri

b.    Pentingnya mengenal organisasi

Semakin ketat persaingan didalam dunia Global ini sangat penting bagi kita untuk mengenal yang namanya organisasi, pada dasarnya organisasi itu ditandai dengan adanya sharing atau yang biasa dibilang salah tukar pikiran demi tercapainya suatu tujuan. Dengan sharing kita dapat mengenal dan memahami tiap individu didalam kelompok sehingga kita dapat menbagi tanggung jawab anggota didalam sebuah organisasi.

c. Bentuk-bentuk organisasi

1. Organisasi Lini/garis

Organisasi yang didalamnya terdapat wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.

Ciri-ciri organisasi ini:

– Karyawan sedikit

– Manajer hanya sebagai pelaksanan

– Sarana dan alatnya terbatas

– Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

– Pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

2. Organisasi fungsional

Suatu organisasi dimana wewenang dari pemimpin tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
Ciri-ciri organisasi ini:

– Organisasi kecil

– Didalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli

– Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

– Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

– Pengawasan dilakukan secara ketat

3. Organisasi lini dan staff

Suatu organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara bertikal.

Ciri-ciri organisasi ini:

– Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

– Karyawan banyak

– Organisasi besar

– Ada dua kelompok kerja dalam organisasi:

a. Personal lini

b. Personel staff

4. Organisasi fungsional dan garis

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kelapa bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu.
Ciri-ciri organisasi ini:

– Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

– Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

– Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

5. Organisasi matrik

Organisasi matrik disebut juga organisasi proyek yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan kepada spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan khusunya dibidang penelitian dan pengembangan.

6. Organisasi komite

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat.

Organisasi ini terdiri dari:

1. Pemimpin komite

2. Staff komite

d. Prinsip-prinsip organisasi

1. Perumusan tujuan harus jelas

2. Pembagian kerja

3. Delegasi kekuasaan

4. Rentang kekuasaan

5. Tingkat pengawasan

6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab

7. koordinasi

e. Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi sangan berhubungan dengan para anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi kerena adanya kerjasama yang baik antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan didalam organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut.

Sumber:

• https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

• https://valvaliano.wordpress.com/2013/11/15/manajemen-dan-organisasi/