·
Apasih ERP itu?
Enterprise
Resource Planning atau biasa disingkat ERP merupakan
sebuah perencanaan atau sistem informasi dalam satu perusahaan yang bertujuan
untuk mengatur sumber daya, tenaga kerja, bahan dan seluruh aktivitas dalam
perusahaan. ERP berbentuk software yang mengendalikan seluruh departemen dan
kegiatan perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer. Dalam kata lain ERP dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan dan semua divisi dalam perusahaan. Tujuan ERP
sendiri adalah mempermudah semua departemen perusahaan untuk dapat
berkomunikasi dan bertukar informasi.
Untuk mendapatkan gambaran yang
lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut para
ahli.
- Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
- Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.
- Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.
·
Apa kegunaan atau fungsi ERP?
Dengan
menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :
1.
Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif
dan efisien.
2.
Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global.
Sehingga perbedaan – perbedaan yang terjadi dalam bisnis
internasional dapat diintegrasikan.
3.
ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem
komputer yang terpisah.
4.
ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi
melakukan manajemen operasional juga.
5.
Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan
dengan lancar.
Fungsi Dasar ERP
1. Mendefinisikan Produk:
Ada
2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan
berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan
pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.
2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai
permintaan.
Ada
dua kategori yang disarankan yakni make
to stock dan make
to order. Make
to stock hanya dipakai untuk standard product sedangkan make to order digunakan
pada kedua definisi produk yakni standard
product dan custom
product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah
adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan proses
produksi
3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.
Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk
memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung
antara sales order
dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang
dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk
menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan,
apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan
material.
4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.
Pendekatan
proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam
melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan
menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai
produksi.
5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.
Kemampuan
untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat
dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini
dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan
sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.
·
Contoh penerapan ERP dalam sebuah
perusahaan?
Melihat
benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam
manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe
perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia yang tertarik
untuk menerapkannya. Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa digunakan di
Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni perusahaan agribisnis
yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.
Testimoni PT. Sosro
“Kami sungguh merasakan berbagai
bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata
Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal
dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang
untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut
dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi,
dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena
pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit
itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata
Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang
menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu.
“Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari
seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar
di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut
dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang
terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle.
Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum
sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali
manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur.
Dulu misalnya, perlu
waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan,
misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu
terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di
pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan
di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata
Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat
sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock
barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu
kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah
mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia
(human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah
tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk
bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi
pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit
kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang
sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak
ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk
layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa,
perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan
komunikasi data.
Saat ini Sinar Sosro menggunakan
layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi
perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan
virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta.
“VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga
kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai
kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas.
“Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya
memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas jaringan,
kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,”
kata Winanto lagi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar